Inspiratie

Aanbesteden is als stoppen voor rood…


Aanbesteden is als stoppen voor een rood verkeerslicht…

Ga jij als je voor rood licht stopt een discussie met jezelf of met jouw bijrijder aan? Iets van: “Ik ben gestopt, maar waarom eigenlijk? Belachelijk. Hierdoor ben ik alleen maar later op mijn bestemming.” Ik denk het niet. 

Waarom blijven medewerkers van (semi-)overheidsinstanties dan toch vaak een discussie aangaan met hun inkoopadviseur over de (on)zin van de Aanbestedingswet?? Je weet als je daar werkt toch dat er een aanbestedingsplicht geldt? Dat is wet- en regelgeving en daar heb je je aan te houden. Net zoals je voor rood licht stopt, doe je dat gewoon. Je wordt niet geflitst (accountant kijkt net als de flitspaal altijd mee!) en het is het veilig(er): minder kans op juridische procedures van rechts of links. 

Ga geen discussie aan. Daarmee verspil je alleen maar kostbare tijd aan een onzinnige discussie. Sterker nog je bespaart tijd, tijd waarin je samen kunt onderzoeken of je misschien wel een keer door oranje kan rijden… Soms weegt doelmatigheid net even iets zwaarder. Juist dan blijft het zaak om na te gaan of de situatie veilig genoeg is.

Ieder zijn expertise en samen sta je sterk!

#inkopersonline #aanbesteden#inkopen#nlpeninkoop

Voorkom ruis

Luister jij oprecht naar jouw interne klant? Hoor je daadwerkelijk wat jouw gesprekspartner zegt? Pas dan is de zender/ontvanger vrij van ruis. Goed luisteren en aansluiten bij de ander bereik je al door een simpele aanpassing in jouw communicatie: gebruik dezelfde (kern)woorden. Contract of overeenkomst, inkopen of bestellen. Kies het juiste woord. Stem met elkaar af of je hetzelfde bedoelt en volg de ander hierin. Dan kun je stoppen met overtuigen en beginnen met begrijpen.

Klaar voor een nieuwe aanpak?

Vaak werkt een andere aanpak of strategie wel! Met een frisse blik maak je het verschil. Vergelijk het met het overtuigen van iemand… dat lukt je ook niet door steeds dezelfde argumenten te herhalen. Wanneer de ene manier niet werkt, is er ongetwijfeld een andere strategie die wel tot het gewenste resultaat leidt. Vindingrijkheid en creativiteit helpen je hierbij, de moed opgeven niet.

Slow down and take your time!

Vertragen zorgt ervoor dat je ziet wat je anders over het hoofd had gezien. Het stelt je in staat draagvlak te creëeren waardoor je als inkopende organisatie hindernissen kunt overwinnen. Door de tijd te nemen, te zien wat er speelt en samen het gesprek aan te gaan. Deze manier van werken legt een stevig fundament voor verdere samenwerking en werpt meer vruchten af dan pushen, doorduwen of vanuit jouw expertise doorduwen. Want zeg nou zelf: wat doe jij wanneer je iets opgelegd krijgt?

Het gaat om het proces, niet om snelle resultaten. Voorwaarde daarvoor is wel dat je tijdig start.

Aankondiging van een aanbesteding

Als aanbestedende dienst kondig je jouw voornemen om iets in te kopen aan. Gegadigden kunnen er zelf voor kiezen wel of niet op jouw podium te gaan staan, zichzelf wel of niet zichtbaar te maken. Zorg ervoor dat je een vakbekwaam regisseur bent; geef de spelers gelijke kansen en duidelijke instructies. Hoe concreter je als aanbestedende dienst bent, hoe beter gegadigden zichzelf kunnen presenteren; zodra zij weten wat er van ze verwacht wordt, kun jij de beste passende partij de hoofdrol geven.

Contractbeheer

Contractbeheer vormt een onderdeel van een professionele inkoop. Het is het fundament waarop je de inkoop (verder) kunt (uit)bouwen. 

Contractbeheer is meer dan alleen contractdata en updates invoeren. Het is ook afstemmen met betrokkenen, toegevoegde waarde tonen en samen het verschil maken. Dat vergt iets van communicatieve vaardigheden van de contractbeheerder en wat te denken van vaardigheden als samenwerken, resultaatgerichtheid en empathisch vermogen? Als schakel in het geheel is het waardevol dat een contractbeheerder anderen kan motiveren in actie te komen en meeneemt in de dingen die hij of zij signaleert.

Extra service

Stel jezelf eens voor. Je gaat op vakantie en alles gaat naar wens, of je komt in een winkel en wordt daar keurig geadviseerd, geholpen en loopt tevreden de winkel uit. Zijn dit bijzondere ervaringen die je bij blijven, of waar je anderen over vertelt? Vaak niet. Zodra een ervaring voldoet aan jouw verwachtingen is het ‘gewoon oké’.

Dat verandert wanneer je teleurgesteld wordt, of (laten we het positief houden) wanneer je een extra service geleverd krijgt die je niet direct verwachtte. Je wordt verrast en dat maakt indruk! Dat maakt het verschil. Ditzelfde geldt voor jouw rol ten opzichte van jouw gesprekspartner.

Durf jij als adviseur het verschil te maken? Denk altijd vanuit de interne klant of leverancier, verplaats je in die persoon en ga dan net een stap verder… Vraag de interne klant na verloop van tijd bijvoorbeeld eens of alles duidelijk is en nog steeds naar wens verloopt. Een leverancier zou je kunnen vragen of jij vanuit jouw organisatie nog iets kan doen of verbeteren. Denk er eens over na, probeer het gewoon uit en merk het verschil dan op. Je hebt niets te verliezen. Wij horen graag of en zo ja wat er voor jou veranderde…