Inspiratie

Aan de inkoopadviseur: lees je even mee??

Op dinsdagmiddag rond 16 uur komt er een mail binnen. Het is er één van het soort zoals je ze vaker ziet binnenkomen op de afdeling inkoop. Een collega uit de business, in dit geval een beleidsmedewerker, heeft overmorgen een deadline en een korte vraag aan inkoop. In de bijlage stuurt hij een twintig pagina’s tellend document mee met daarin een halve pagina over inkoop. Ik zal verder niet in detail treden over het onderwerp, maar het is een nieuw onderwerp voor inkoop. Het staat niet in de planning en er is niet eerder over gesproken. De vraag in de mail luidt: ‘Wil jij nog even meelezen en nagaan of er nog dingen zijn vanuit inkoop? Ik ben wat laat, maar dit moet a.s. donderdag naar het college.’. Uit de tekst in de mail lijkt het een belangrijk document. De inkoopadviseur is zelf op woensdag vrij. Kort voor ze naar huis gaat, legt ze daarom haar overige werkzaamheden aan de kant. Ze helpt de collega dezelfde dag nog op weg.

Wat zou jij in dit geval doen? Ik zou vroeger, als startend inkoopadviseur, precies hetzelfde reageren. Mijn eigen werk met bijbehorende deadlines aan de kant leggen, en de ander op weg helpen zodat hij zijn deadline zou halen. Mijn werk was leuk en hoewel dit vrij kortdag was, zag ik het probleem niet. Ik kon mijn andere werk altijd op mijn vrije dag afmaken. Dit gedrag veranderde bij mij nadat een wijs man(ager) mij het volgende leerde: ‘Soms is niets doen juist iets doen.’. Door op bewust gekozen momenten die stress geven juist niet in de actiemodus te schieten, ontrafel je het probleem. Misschien heeft jouw collega het (te) druk, of is hij zelf (te) laat begonnen waardoor de druk nu bij jou wordt gelegd? Wat er ook op de achtergrond speelt; juist door niets te doen, maak je iets duidelijk. Je draagt namelijk niet meer bij aan het in stand houden van het probleem. Je doorbreekt er zelfs een patroon of psychologisch spel mee.

Toen ik dit voor het eerst hoorde, begreep ik het rationeel gezien wel, maar voelde het absoluut niet goed om niets te doen. Ik was de adviseur en ze hadden mij nodig. Ik wilde het niet op mijn geweten hebben dat de boel zou vertragen. Vanuit mijn verantwoordelijkheidsgevoel was er geen twijfel over mogelijk: ik moest aan de slag en ik loste het op. Dat sierde me en tegelijkertijd bekroop me, terwijl ik in de actie schoot, toch een onrustig gevoel. Pas veel later werd ik me bewust van de steeds kritischer wordende stem van mijn interne dialoog: ‘Waarom hoor ik dit nu pas? Zo kort voor het eind van de dag! En mijn andere werkzaamheden dan? Hij is te laat!’. Deze gedachten veroorzaakten de onrust in mijn lijf en veranderden mijn interne dialoog steeds meer in klaagzang. ‘Waarom moet hier altijd alles op het laatste moment? Dit wisten ze al lang. Het is altijd diezelfde afdeling! Wat een gedoe. Ja hoor, inkoop lost het wel weer op.’. En terwijl ik in de actie schoot, vergat ik door te vragen… Wat was nu eigenlijk de concrete vraag aan mij? Hoezo ‘even meelezen’?

Het toeval wil dat ik de coach ben van de inkoopadviseur in het geschetste voorbeeld. Ik merkte op dat ze onrustig werd en ken de omvang van haar verantwoordelijkheidsgevoel. Ik heb haar gevraagd ‘uit de situatie te stappen’, zodat ze er van een afstand naar kon kijken en stelde daarbij een aantal vragen. Wat gebeurt hier eigenlijk? Wil jij zijn probleem oplossen? Wat is zijn motivatie om dit volledig onaangekondigd en zo kort voor zijn deadline te versturen? En welke urgentie speelt er eigenlijk rondom dit dossier? Wat had hij gedaan wanneer jij ‘out of office’ was geweest? Het zijn vragen die ingaan op de situatie. Tegelijkertijd wijs ik haar op de manier van communiceren. Welke vraag stelt de collega eigenlijk? Is hij op zoek naar suggesties ter verbetering van de inhoud? Wil hij laten toetsen of dit conform het inkoopbeleid is? Wat bedoelt de collega met ‘wil je even meelezen’? Oftewel: wat is de vraag achter de vraag?

Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Je kunt, zelfs vanuit een helpende rol, een patroon in stand houden of doorbreken. NLP maakt je bewust van onbewuste processen; dat betekent dat je patronen in gedrag gaat opmerken en herkennen. Na ons gesprek stuurde mijn coachee een mail terug: ‘Het is nu dinsdagmiddag en morgen ben ik vrij. Zou je voor mij om te beginnen jouw vraag willen concretiseren? Dan weet ik waarbij ik je kan helpen. Donderdagochtend zal ik tijd voor je vrijmaken en bespreek ik dit graag met je.’.

Zij heeft de verantwoordelijkheid teruggelegd bij de collega die de vraag stelde en gaf een opening voor een gesprek waarin ze door kon vragen. Het bood direct een mogelijkheid feedback te geven over de gang van zaken. Dat zal deze collega in eerste instantie niet leuk vinden, maar eerlijk duurt het langst en duidelijkheid gaat het snelst. De kans is groot dat deze collega de afdeling inkoop voortaan vroegtijdig betrekt en concreet aangeeft waar hij advies over wenst of wat zijn vraag is. Op deze manier kon mijn coachee haar werk weer uitvoeren zonder zich in bochten te wringen. En… als het nodig is, doet ze een volgende keer makkelijker eens bewust ‘niets’!

Kerstwensen 2021

Het jaareinde is in zicht. Dat betekent dat er naast de beste wensen vaak ook kerstpakketten onze organisatie binnenkomen en daarover heb ik een anekdote. 

In een ver verleden kwam ik de inkoper, die mijn functie in het nieuwe jaar over zou gaan nemen, tegen. Ik liep hem in de fietsenkelder van ons pand tegen het lijf met twee flessen wijn in zijn handen. Vanaf het moment dat hij mij opmerkte, zag ik het ongemak bij hem ontstaan. Hij was namelijk niet op zoek naar zijn fiets. Zijn ongemak werd alleen maar groter toen ik hem vroeg of hij ook zojuist het kerstgeschenk van die ene leverancier gekregen had. Hij moest wel met ‘Ja’ antwoorden. Hij had de flessen op dat moment vast en voelde zich overduidelijk betrapt. Hij had de pech dat ik de flessen herkende. Ik had er zojuist ook twee ontvangen van dezelfde leverancier. Die van mij waren echter niet in mijn auto, maar onder onze gezamenlijke kerstboom beland… wachtend op de verloting.  

Zomaar een verhaal wat zich ook binnen jouw organisatie kan voordoen. Een anekdote over een (voor inkopers) belangrijk onderwerp. Dit gaat namelijk over integriteit. Over een inkoper die zich niet om laat omkopen, die geen verborgen agenda heeft en zich vanuit de kerstgedachte niet belangrijker voelt dan zijn of haar collega’s. Uiteindelijk doe je het met elkaar en voor elkaar. Dat betekent dat de collega’s die niet zichtbaar zijn voor een leverancier ook recht hebben op een kerstpakket; misschien nog wel meer dan dat de inkoper dat heeft. Het kerstpakket is tenslotte een blijk van waardering.

Eén van onze andere leveranciers deed het toen al heel slim. Die bracht niemand in de verleiding en bezorgde een slagroomtaart met daarop de kerst- en nieuwjaarswens. Het is me altijd bijgebleven. Ik herinner me hierdoor niet alleen de blijk van waardering, maar ook het moment waarop ik daar met collega’s van genoot...

Tot slot voor degenen die nieuwsgierig zijn of ik hier ooit iets over tegen de persoon in kwestie heb gezegd: ja dat heb ik. Op een nette en rustige manier. Ik heb gezegd wat ik met mijn kerstgeschenken deed en heb het verder bij hem gelaten. Integriteit hoort van binnenuit te komen. Zodra een ander dat van je moet gaan eisen, zit je wat mij betreft niet op de juiste plek.

Denk terug aan de mooie herinneringen uit 2021 en blijf in 2022 in mogelijkheden en kansen denken. Ik wens jullie fijne feestdagen en een gelukkig en gezond nieuwjaar!

Samenwerken

Ieder zijn expertise en samen sta je sterk.

Focus je bij het samenwerken vooral op belangen en veel minder op posities. Doe het met elkaar of naast elkaar. Voorkom dat je tegenover elkaar komt te staan, zeker wanneer je in de basis hetzelfde doel hebt. Dat doel is bij aanbesteden de beste partij voor de uit te voeren opdracht, het uit te voeren werk, of het verlenen van één of meerdere diensten. Het aanbesteden zelf is ‘slechts’ een middel om dat doel te bereiken.

Met communicatieve vaardigheden c.q. softskills maak je het verschil in de interactie, en die kun je prima trainen!

Hoe zorg jij er binnen jouw inkoopteam voor dat de neuzen dezelfde kant uit staan?

Vertalen met LSD

Inkopen is als vertalen. Je vertaalt wensen in toetsbare eisen.

Wat verwacht men van de opdrachtnemer? Interne gebruikers c.q. materie- of inhoudsdeskundigen weten waar behoefte aan is, als inkoper weet jij hoe je het beste aanbod selecteert en de vertaalslag naar de aanbesteding maakt.

Dat betekent dat je als inkoper c.q. inkoopadviseur daadwerkelijk begrijpt wat de ander zegt. Oprechte interesse is een vereiste. Luisteren, samenvatten en doorvragen zijn daarbij cruciale vaardigheden. Gebruik L-S-D!

Winnaar word je niet vanzelf

Het verschil met inkopen is dat je bij aanbesteden zelf concurrentie creëert. Dit doe je door het aankondigen van de opdracht en de documenten waarin je kenbaar maakt aan welke eisen een potentiële winnaar dient te voldoen. Dat betekent dat je voor iedereen gelijke kansen creëert. Dat wil zeggen: als je als aanbestedende dienst het spel eerlijk speelt…

Aanbesteden is als stoppen voor rood…


Aanbesteden is als stoppen voor een rood verkeerslicht…

Ga jij als je voor rood licht stopt een discussie met jezelf of met jouw bijrijder aan? Iets van: “Ik ben gestopt, maar waarom eigenlijk? Belachelijk. Hierdoor ben ik alleen maar later op mijn bestemming.” Ik denk het niet. 

Waarom blijven medewerkers van (semi-)overheidsinstanties dan toch vaak een discussie aangaan met hun inkoopadviseur over de (on)zin van de Aanbestedingswet?? Je weet als je daar werkt toch dat er een aanbestedingsplicht geldt? Dat is wet- en regelgeving en daar heb je je aan te houden. Net zoals je voor rood licht stopt, doe je dat gewoon. Je wordt niet geflitst (accountant kijkt net als de flitspaal altijd mee!) en het is het veilig(er): minder kans op juridische procedures van rechts of links. 

Ga geen discussie aan. Daarmee verspil je alleen maar kostbare tijd aan een onzinnige discussie. Sterker nog je bespaart tijd, tijd waarin je samen kunt onderzoeken of je misschien wel een keer door oranje kan rijden… Soms weegt doelmatigheid net even iets zwaarder. Juist dan blijft het zaak om na te gaan of de situatie veilig genoeg is.

Ieder zijn expertise en samen sta je sterk!

#inkopersonline #aanbesteden#inkopen#nlpeninkoop

Voorkom ruis

Luister jij oprecht naar jouw interne klant? Hoor je daadwerkelijk wat jouw gesprekspartner zegt? Pas dan is de zender/ontvanger vrij van ruis. Goed luisteren en aansluiten bij de ander bereik je al door een simpele aanpassing in jouw communicatie: gebruik dezelfde (kern)woorden. Contract of overeenkomst, inkopen of bestellen. Kies het juiste woord. Stem met elkaar af of je hetzelfde bedoelt en volg de ander hierin. Dan kun je stoppen met overtuigen en beginnen met begrijpen.