Columns

Wat hebben een inkoper en de Nederlandse bondscoach gemeen?

Bij aanbesteden draait het om ‘fair play’. De aanbestedende dienst kondigt het speelschema aan en creëert een ‘level playing field’. De regels zijn bekend voordat de strijd losbarst. Er kan per poule of perceel maar één winnaar zijn. Wanneer de wedstrijd niet eerlijk wordt gespeeld, beslist de arbiter: de commissie van aanbestedingsexperts. Mocht dat niet tot tevredenheid leiden, dan is de rechtbank de  onafhankelijke en onpartijdige scheidsrechter.

De inkoper is als de bondscoach van het Nederlands elftal bij een WK. Het is een tactisch expert, die de keuzes die hij maakt ondersteunt met data (spend en marktkennis), technologie (inkoopsoftware) en objectieve parameters (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria, KPI’s). De inkoper is bovendien iemand die het businessplan kan vertalen naar relevante eisen voor de specifieke aanbesteding. Waar we de inkoper nog te vaak als procesbegeleider zien, missen we een schot voor open doel. Met inzet van de juiste vaardigheden kan veel meer bereikt worden…

De bondscoach van het WK heeft, naast internationale ervaring op topniveau, voetbaltechnische kennis, inzicht in het spel èn de juiste persoonlijke skills. Hij moet de spelers kunnen managen en weet hoe hij inzet op het creëren van een hechte groep. Van een groep een team maken vraagt om leiderschapskwaliteiten waarbij elk individu betrokken wordt en zich verantwoordelijk voelt voor zijn of haar aandeel in het grotere geheel. Als inkoper werk je met een inkoopteam dat bij nagenoeg elke aanbesteding uit andere leden bestaat. Het zijn in feite gelegenheidsteams bestaande uit diverse spelers met ieder een eigen discipline. Het is een groep individuen, een dwarsdoorsnede uit de organisatie, die opeens een team vormt met een taak: het contracteren van een leverancier. Ook bij aanbesteden is het de teamspirit die van een groep individuen een team maakt. Alleen een goed op elkaar ingespeeld team, waarin veiligheid en vertrouwen gegarandeerd zijn, is in staat een topprestatie te leveren voor de organisatie. Precies daarin is een rol voor de inkoper weggelegd, die verder gaat dan adviseren op inhoud. Zodra een inkoper dat ambitieniveau na durft te streven, wordt het inkoopteam succesvol en leiden aanbestedingen vaker tot het gewenste resultaat. 

Aanbesteden is dus teamwork waarbij de positie die de leider inneemt een bepalende factor is voor het resultaat. De teamleden van een aanbesteding zijn als de spelers uit het Nederlands elftal. Zij zijn een rolmodel voor fans en vertegenwoordigen een club. Het zijn stuk voor stuk spelers met verschillende kwaliteiten en belangen. Waar de één wil scoren, verdedigt een ander liever de bestaande situatie. Een goede inkoper (h)erkent dit, zorgt ervoor dat iedereen zijn aandacht bij het spel houdt en zijn rol in het inkoopteam serieus neemt. De coachvaardigheden van de inkoper stellen de teamleden in staat het maximale uit zichzelf, het team en de te spelen wedstijd c.q. aanbesteding te halen.

Een bondscoach verdwijnt van het toneel bij teleurstellende resultaten op een WK. Bij teleurstellende resultaten na een aanbesteding, wordt de inkoper niet per se weggestuurd, maar het werkt wel door. De kans dat er een goede reputatie wordt opgebouwd, neemt aanzienlijk af.

Deze column is in december 2022 geschreven door Jolanda Dam – eigenaresse van Dam Inkoopadvies, Training en coaching en tevens terug te vinden via onderstaande link: https://www.inkoperscafe.nl/wat-hebben-een-inkoper-en-een-bondscoach-gemeen/

Aan de inkoopadviseur: lees je even mee?

Op dinsdagmiddag rond 16:00 uur komt er een mail binnen. Het is zo een die je vaker ziet binnenkomen op de afdeling inkoop. Een collega uit de business, in dit geval een beleidsmedewerker, heeft overmorgen een deadline en heeft een korte vraag aan de inkoopadviseur. In de bijlage stuurt hij een twintig pagina’s tellend document mee met daarin een halve pagina over inkoop. Ik zal verder niet in detail treden over het onderwerp, maar het is een nieuw onderwerp voor inkoop. Het staat niet in de planning en er is niet eerder over gesproken. De vraag in de mail luidt: “Wil jij nog even meelezen en nagaan of er nog dingen zijn vanuit inkoop? Ik ben wat laat, maar dit moet a.s. donderdag naar het college.” Uit de tekst in de mail lijkt het een belangrijk document. De inkoopadviseur is zelf op woensdag vrij. Kort voor ze naar huis gaat, legt ze daarom haar overige werkzaamheden aan de kant. Ze helpt de collega dezelfde dag nog op weg.

Wat zou jij in dit geval doen? Ik zou vijftien jaar geleden als startend inkoopadviseur precies op dezelfde manier reageren. Mijn eigen werk met bijbehorende deadlines aan de kant leggen, en de ander op weg helpen zodat hij zijn deadline zou halen. Ik kon mijn andere werk altijd nog wel ergens op mijn vrije dag verder oppakken. Ik vond mijn werk leuk en ik zag het probleem niet. Dit gedrag veranderde bij mij nadat een wijs man(ager) mij het volgende leerde: ‘Soms is niets doen juist iets doen.’ Door op bewust gekozen momenten juist niet in de actiemodus te schieten, ontrafel je het probleem. Misschien heeft jouw collega het (te) druk, of is hij zelf (te) laat begonnen waardoor de druk nu bij jou wordt gelegd? Wat er ook op de achtergrond speelt; je maakt met niets doen iets duidelijk. Je draagt niet bij aan het in stand houden van het probleem; je doorbreekt er zelfs een patroon of psychologisch spel mee. Toen ik dit voor het eerst hoorde, begreep ik het rationeel gezien wel, maar voelde het absoluut niet goed om niets te doen. Ik was de adviseur en ze hadden mijn advies nodig. Ik wilde het niet op mijn geweten hebben dat ik de boel zou vertragen. Vanuit mijn verantwoordelijkheidsgevoel was er geen twijfel over mogelijk: ik moest aan de slag en ik loste het op. Dat sierde me en tegelijkertijd bekroop me, terwijl ik in de actie schoot, een onrustig gevoel. 

Pas veel later werd ik me er bewust van dat de toon van mijn interne dialoog kritischer werd: ‘Waarom hoor ik dit nu pas? Zo kort voor het eind van de dag! En mijn andere werkzaamheden dan? Hij is te laat!’ Deze gedachten veroorzaakten onrust in mijn lijf en veranderden mijn interne dialoog steeds meer in klaagzang. ‘Waarom moet hier altijd alles op het laatste moment? Dit wisten ze al lang. Het is altijd diezelfde afdeling! Wat een gedoe. Ja hoor, inkoop lost het wel weer op.’ En terwijl ik in de actie schoot, vergat ik door te vragen… Wat was nu eigenlijk de concrete vraag aan mij?

Het toeval wil dat ik de coach ben van de inkoopadviseur in het geschetste voorbeeld. Ik merkte op dat ze onrustig werd en weet hoe groot haar verantwoordelijkheidsgevoel is. Ik heb haar gevraagd ‘uit de situatie te stappen’ zodat ze er van een afstand naar kon kijken en stelde een aantal vragen. Wat gebeurt hier eigenlijk? Wil jij zijn probleem oplossen? Wat is zijn motivatie om dit volledig onaangekondigd en zo kort voor zijn deadline te versturen? En welke urgentie speelt er eigenlijk rondom dit dossier? Wat had hij gedaan wanneer jij ‘out of office’ was geweest? Het zijn vragen die ingaan op de situatie. Tegelijkertijd wijs ik haar op de manier van communiceren. Zeker, er wordt er in de mail een vraag gesteld, maar welke vraag stelt die collega eigenlijk? Is hij op zoek naar suggesties ter verbetering van de inhoud? Wil hij laten toetsen of dit conform het inkoopbeleid is? Wat bedoelt de collega met ‘wil je even meelezen’? Oftewel: wat is de vraag achter de vraag?

Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Je kunt, zelfs vanuit een helpende rol, een patroon in stand houden of doorbreken. NLP maakt je bewust van onbewuste processen; dat betekent dat je patronen in gedrag gaat opmerken en herkennen. Na ons gesprek stuurde mijn coachee een mail terug: ‘Het is nu dinsdagmiddag en morgen ben ik vrij. Zou je voor mij om te beginnen jouw vraag willen concretiseren? Dan weet ik waarbij ik je kan helpen. Donderdagochtend zal ik tijd voor je vrijmaken en bespreek ik dit graag met je.’. Zij legde hiermee de verantwoordelijkheid terug bij de collega die de vraag stelde en gaf een opening voor een gesprek waarin ze door kon vragen. Het gaf haar meteen een kans om feedback te geven over de gang van zaken. Dat zal deze collega in eerste instantie niet leuk vinden, maar eerlijkheid duurt het langst en duidelijkheid gaat het snelst. De kans is groot dat deze collega de afdeling inkoop voortaan vroegtijdig betrekt en concreet aangeeft waar hij advies over wenst of wat zijn vraag is. Op deze manier kon mijn coachee haar eigen werk weer plannen zonder zich in bochten te wringen. En als het nodig is, doet ze een volgende keer makkelijker eens bewust ‘niets’.

Deze column is in maart 2022 geschreven door Jolanda Dam – eigenaresse van Dam Inkoopadvies, Training en coaching en tevens terug te vinden via onderstaande link: https://www.inkoperscafe.nl/aan-de-inkoopadviseur-lees-je-even-mee/

Een verfrissend kader voor aanbesteden

Hoe selecteren we de best bij ons passende leverancier?

Hoe groot is de kans dat een potentiële opdrachtnemer, die inschrijft op een aanbesteding, daadwerkelijk bij de aanbestedende dienst past? Bij aanbesteden ligt de focus tot op heden op het proces. De inkoopbehoefte wordt beschreven, maar de vraag wie het best bij de aanbestedende dienst past, wordt nauwelijks onderzocht. Met het steeds verdergaande streven naar partnership wordt het tijd dat daar meer aandacht aan wordt besteed.

Selectie van gegadigden 

Uitsluitingsgronden zijn bij aanbesteden het hulpmiddel om niet integere bedrijven uit te kunnen sluiten van een eventuele samenwerking. Daarnaast helpen de minimumgeschiktheidseisen en selectiecriteria een keuze te maken uit zowel de hoeveelheid als de aard van de gegadigden. Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria lijken daarmee een prima manier om toekomstige opdrachtnemers te selecteren. Een manier die in ieder geval objectief, eenduidig en transparant is zoals de Aanbestedingswet dat voorschrijft. Beseffen aanbestedende diensten zich voldoende dat de omvang van de inschrijvende organisatie, referenties en cv’s niks zeggen over een eventuele klik? Offertes geven voornamelijk een antwoord op de vraag of de leverancier in staat is te leveren waar om wordt gevraagd. Zelfs de vraag waartoe de leverancier daadwerkelijk in staat is, blijft in de meeste aanbestedingen nog onbeantwoord. 

Waartoe is de leverancier in staat?

De mate waarin deze vraag wordt beantwoord, wordt namelijk bepaald door de manier van specificeren. Een detailspecificatie draagt een oplossingsrichting aan, of schrijft hem voor. Daarmee wordt de kans dat duidelijk wordt waartoe de leverancier (nog meer) in staat is geminimaliseerd. Een meer probleemgerichte manier van specificeren geeft al een veel beter beeld. Toch blijven het bij aanbesteden voornamelijk rationele afwegingen op basis waarvan de keuze voor een toekomstige opdrachtnemer wordt gemaakt. Logisch omdat het vanuit het Aanbestedingsrecht een objectieve keuze moet zijn. Tegelijkertijd best gek wanneer we tegenwoordig, zo getuige ook de ontwikkelingen op het gebied van duurzaam inkopen, steeds vaker zoeken naar partnership. 

Kenmerken van een constructieve samenwerking

Het is voor een prettige en constructieve samenwerking, of een verregaande samenwerking als partnership, cruciaal dat er een klik is. Er moet teamspirit zijn, waardoor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer intrinsiek gemotiveerd werken aan dezelfde doelstelling. Doordat zij zich beide eigenaar van het probleem of de doelstelling voelen, voelt het als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De samenwerking is gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect. Beide partijen willen en kunnen elkaar, ondanks de verschillen in taken en deskundigheid, begrijpen. Dat betekent dat er open communicatie is, waarbij niet alleen informatie wordt gedeeld, maar ook gedachten worden uitgewisseld. 

Meer dan alleen rationele afwegingen

Bij de zoektocht naar een samenwerkingspartner moeten veel meer afwegingen kunnen worden gemaakt dan alleen rationele, maar dat neigt bij aanbestedingen boven de drempelwaarden al snel naar subjectiviteit. Hoewel prestatiemeten en past performance bij onderhandse aanbestedingen wel de mogelijkheid bieden de relationele samenwerking te beoordelen, blijft dit tijdens of na de uitvoering van de opdracht en een extrinsieke motivator. Extrinsieke motivatie, die wordt ingegeven door de bonus (een hoge score en dus grotere kans op een nieuwe opdracht) of de malus (een dalende score en dus een kleinere kans op een nieuwe opdracht) die in het vooruitzicht ligt. Wanneer de opdrachtnemer zich in beginsel niet in jouw doestelling of cultuur kan vinden, blijft samenwerken een uitdaging. Want met een opdrachtnemer die andere zaken belangrijk vindt, of ‘een andere taal spreekt’, is de voedingsbodem voor onbegrip c.q. wantrouwen snel gelegd. 

De intrinsieke motivatie van de inschrijver

Het is dus de kunst om als aanbestedende dienst al voor het sluiten van een contract duidelijkheid te krijgen over de intrinsieke motivatie van de inschrijvende partij. Wil de inschrijver samenwerken, of ligt de focus op het binnenhalen van de opdracht? Want wat heb je aan een opdrachtnemer die vooral een omzetdoelstelling heeft, terwijl jij eigenlijk op zoek bent naar een samenwerkingspartner die een bijdrage levert aan het realiseren van jouw organisatiedoelstellingen? 

Durf andere vragen te stellen

Wanneer een aanbestedende dienst de juiste partner wil selecteren, vergt dat bewustwording. Bespreek met elkaar met welke marktpartijen je zou kunnen en willen samenwerken. Wat werkt wel en wat niet? Wat kenmerkt die organisatie(s)? Welke partijen passen bij onze bedrijfscultuur? Zodra een aanbestedende dienst zich daarvan bewust is, gaat het alleen nog over lef hebben; je moet andere vragen durven stellen in een aanbesteding. Vragen als: wat is de motivatie om in te schrijven op deze aanbesteding? Wat zijn de missie en de visie van potentiële opdrachtnemers? Aan welke strategie denken zij en welke organisatiedoelen streven zij hierbij na? 

Werk aan de winkel dus in het zoeken naar teamspirit en een de juiste opdrachtnemer! Wanneer je hier geen aandacht aan besteedt, is de kans op een verkeerde selectie groot. Voor de wetgever wordt het tijd om ook op dit vlak mee te bewegen en hier een verfrissend kader voor neer te leggen. Tot die tijd lossen wij inkopers dit wel op. Hoe moeilijk dit misschien ook lijkt; het zit hem in de vragen die je in de aanbesteding stelt. Om af te sluiten met een stukje NLP: dat is het verschil wat het verschil maakt om te komen tot een solide en duurzame en solide samenwerking.

Deze column is in december 2021 geschreven door Jolanda Dam – eigenaresse van Dam Inkoopadvies, Training en coaching en tevens terug te vinden via onderstaande link: https://www.inkoperscafe.nl/een-verfrissend-kader-voor-aanbesteden/

Soft skills: wat heb je eraan?

Sla er een willekeurige vacaturetekst waarin een inkoper wordt gezocht op na en je ziet, naast de vakinhoudelijke vereisten, al snel de gewenste competenties staan. ‘Je bent klantgericht, staat stevig in je schoenen, bent samenwerkingsgericht, hebt inlevingsvermogen, bent resultaatgericht en je beschikt over adviesvaardigheden’. Eén ding hebben deze competenties gemeen: het zijn specifieke, persoonsgebonden eigenschappen die tot uiting komen bij het succesvol uitvoeren van de functie. Naast inkoopkennis spelen soft skills dus ook een rol, maar welke? En wat kun je er überhaupt mee?

Verkoper versus inkoper

Verkopers zitten goed zodra zij aantonen dat ze over een flinke dosis zelfkennis en de juiste soft skills beschikken. Werkgevers investeren continu in hun professionele vaardigheden. Sterker nog: ze kunnen er zelfs een flinke bonus mee verdienen! Soft skills zijn sociale vaardigheden, persoonlijke eigenschappen en communicatieve vaardigheden. Verkopers leren hoe je een goed verkoopgesprek voert. Zij kennen de antwoorden op vragen als ‘Hoe wek je vertrouwen bij de klant? Waar is de klant naar op zoek? Hoe stel je de juiste vragen? Hoe overtuig je jouw klant?’ Wordt het niet eens tijd dat inkopers daar ook structureel in worden getraind? Inkopers en verkopers voeren hetzelfde gesprek; ze zitten alleen aan de andere kant van de tafel. Je kunt beter zelf de juiste vragen stellen dan antwoord blijven geven aan verkopers. Die baseren hun aanbod toch op jouw antwoorden.

Inkoop verkopen

Inkopers worden met name getraind op vakinhoudelijke kennis en vrijwel direct losgelaten in de praktijk. Best gek, want soft skills beïnvloeden onderhandelingsvaardigheden. Daarnaast draait het in een publieke omgeving vaak om het toelichten van de noodzaak van aanbesteden, oftewel het meekrijgen van jouw interne organisatie. Je zou zelfs kunnen zeggen dat het over het intern verkopen van de toegevoegde waarde van de inkoop gaat. En dat is lastiger dan een product, waar je verstand van hebt, aanprijzen bij een klant. Voor inkoopadviseurs in de publieke sector gaat het in beginsel over het verkopen van een manier van werken, het toelichten van wet- en regelgeving en de kaders van het eigen beleid. Dat betekent dat je jezelf moet durven laten zien, nee moet durven verkopen en weerstand waar mogelijk wilt kunnen wegnemen. Daar heb je soft skills voor nodig, want met het overtuigen dat het moet omdat het in de Aanbestedingswet of gids proportionaliteit staat, kom je er niet. Je moet je kunnen inleven in een collega, die voor zijn of haar gevoel alleen maar vertraging en/of hinder ondervindt van de voorgeschreven manier van werken.

Je kunt beter zelf de juiste vragen stellen dan antwoord blijven geven aan verkopers. Die baseren hun aanbod toch op jouw antwoorden.

Tel daarbij op dat het bij het begeleiden van een aanbesteding vooral gaat over het correct formuleren van de inkoopbehoefte. Alleen met een juiste en duidelijke formulering van de vraag, contracteer je het juiste aanbod of de juiste opdrachtnemer(s) voor de te vergeven opdracht. Zonder correcte vertaalslag van de inkoopbehoefte naar een aanbestedingsdocument is de kans groot dat er een mismatch ontstaat tussen de behoefte of verwachting en het geleverde. Neem van mij aan dat het dan een volgende keer best lastig is om de interne organisatie mee te krijgen om opnieuw aan te besteden. Dat zijn die gevallen waarin er “Op papier kunnen ze alles!” wordt geroepen, of men naar uitzonderingsbepalingen in de aanbestedingswet zoekt, in de hoop dat men invloed kan uitoefenen op de manier waarop iets opnieuw in de markt moet worden gezet.

Leer klantwensen communiceren

Als inkoper van een publieke organisatie ben je de scheidsrechter van het spel dat aanbesteden heet. Je behartigt de belangen van jouw partij en die van de tegenpartij. De spelregels zijn, als het goed is, voor iedereen duidelijk en worden niet gaandeweg het spel veranderd. Dat betekent bewustwording binnen jouw organisatie over het nut en de mogelijkheden van aanbesteden. Wat heb je aan inkoopkennis wanneer je het niet over kunt brengen? Een inkoopadviseur vertaalt de klantwens in een eenduidig te interpreteren, kernachtig geformuleerde inkoopbehoefte. Dat vergt iets van de communicatieve vaardigheden. Want hoe formuleer je de inkoopbehoefte, de bijbehorende eisen en wensen, en overige criteria eenduidig en ondubbelzinnig? Wat bedoelen we met begrippen als lokaal, innovatief of duurzaam? En wat maakt het verschil tussen matig of goed, een geringe of een ruime toegevoegde waarde? Allemaal zaken waar je vanuit vakinhoudelijke kennis niet direct mee bezig bent. Juist daarom is het voor inkopers zinvol om te werken aan soft skills, om te blijven investeren in persoonlijke en daarmee zakelijke ontwikkeling. Om de vertaalslag (beter) te kunnen maken, collega’s klantvriendelijk te woord staan, leren doorvragen waar het spannend wordt en eventuele weerstand weg te kunnen nemen.

Wat heb je aan inkoopkennis wanneer je het niet over kunt brengen?

De manier waarop een inkoopadviseur zijn of haar kennis en vaardigheden inzet wordt mede bepaald door zijn of haar persoonlijke eigenschappen. Karakter, opvoeding en ervaringen vormen ons. We ontwikkelen bewuste en onbewuste patronen. Onze gedachten, gevoelens en overtuigingen beïnvloeden de manier waarop wij handelen c.q. interactie hebben met een ander; zelfs op ons werk. Hoe handig is het dan om te weten waar persoonlijke kwaliteiten, valkuilen en uitdagingen liggen? Door te werken aan soft skills, groeit je bewustzijn. Hierdoor ontstaat er ruimte om ook eens iets anders te doen. Er zijn immers meerdere wegen die naar Rome leiden en zelfs Socrates zei het al: zelfkennis is het begin van alle wijsheid.

Deze column is in oktober 2021 geschreven door Jolanda Dam – eigenaresse van Dam Inkoopadvies, Training en coaching en tevens terug te vinden via onderstaande link: https://www.inkoperscafe.nl/soft-skills-wat-heb-je-eraan/

Wat ging er mis? Jeugdzorg door een NLP-bril

Alarmerende rapporten van de inspectiediensten van de ministeries geven begin november van dit jaar de doorslag: de decentralisatie van de jeugdzorg wordt teruggedraaid. Gemeenten zijn sinds 2015 verantwoordelijk voor de jeugdzorg. De overdracht van taken, geld en verantwoordelijkheden ging gepaard met aanzienlijke bezuinigingen. Bijna vijf jaar na dato blijkt dat er onvoldoende geld is, een groot tekort aan (gekwalificeerd) personeel en kinderen (te) vaak van de ene op de andere wachtlijst belanden. De inspectie vindt dat de ‘bemoeienis’ van de gemeenten met dit onderwerp nodeloos vertragend werkt. De ministers De Jonge (Volksgezondheid) en Dekker (Rechtsbescherming) vinden dat de samenwerking tussen gemeenten te vrijblijvend blijft en willen (een deel van) de jeugdzorg om die reden weer bij de 42 bestaande jeugdzorgregio’s onderbrengen. Ze verwachten een besparing op de inkoop van de zorg en een afname van de administratieve lasten. Wat ging er mis? 

“Falen bestaat niet, er is alleen feedback” is één van de uitgangspunten van NLP. Van fouten kun je leren. Dat betekent wel dat je bereid bent te onderzoeken welke fout(en) je hebt gemaakt. Inzake de jeugdzorg worden op Linkedin en Twitter verschillende mogelijke oorzaken genoemd waaronder de Aanbestedingswet. Er wordt geroepen dat we het stelsel moeten ‘ordenen’ zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Van alles passeert de revue. Logisch: iedereen kijkt vanuit zijn eigen expertise c.q. zijn wereldmodel (NLP) naar de materie, maar wat is de daadwerkelijke oorzaak? Eind oktober constateerde het CBS  dat het aantal jongeren met jeugdzorg blijft stijgen, evenals de duur van de verleende zorg. Wellicht is ook dit een interessant gegeven om nader te onderzoeken, maar laten we het eens over een heel andere boeg gooien. 

Stel dat de oorzaak veel meer zit in de samenwerking die niet functioneert. Als dit zo is, moeten we ons serieus afvragen in welke mate het met het terugdraaien van de decentralisatie wel gaat lukken om betaalbare en kwalitatief hoogwaardige zorg te verlenen. Samenwerking vergt namelijk meer dan alleen een gezamenlijk doel. Wanneer een team is samengesteld om te werken aan een specifiek gezamenlijk doel, zou je je eerst af moeten vragen of het wel echt een team is. En hoe gezamenlijk is het gestelde doel in werkelijkheid? Vaak spelen er verschillende belangen in de zogenaamde onderstroom… Welke inkoper herkent dit niet vanuit de praktijk? Een inkoopteam voor een ‘simpele’ aanbesteding levert soms al problemen op. Voor een goede samenwerking is een vertrouwensbasis een eis. Alleen dan kan er open communicatie ontstaan, kunnen verwachtingen over en weer worden uitgesproken en kan men de ander erop aanspreken wanneer iets anders loopt dan afgesproken. Zolang deze vertrouwensbasis er niet is en onderlinge dynamieken of verschillende (onuitgesproken) belangen een rol spelen, komt de samenwerking nooit (goed) van de grond. 

Iedere inkoper weet dat samenwerking schaalvoordelen oplevert, maar weet elke inkoper ook dat open communicatie en het managen van verwachtingen een wezenlijk onderdeel uitmaken van de rol als procesbegeleider? Hier komt het niet op vakkennis aan. Hier gaat het over softskills en precies daarom is NLP voor inkopers een mooie tool! NLP gaat over communicatie, over het bewust maken van onbewuste processen en over gedragsverandering. NLP leert je anders kijken. Het leert je vanuit de huidige situatie onderzoeken wat de problemen en belemmeringen zijn voordat je naar de gewenste situatie toe werkt. Misschien ligt daar voor de jeugdzorgproblematiek ook (een deel van) de oplossing? Wat de oorzaak ook is: zodra kwetsbare kinderen de dupe zijn, betalen we altijd teveel leergeld! Laten we hopen dat deze kinderen met de nieuwe maatregel wel ècht snel en goed geholpen zijn omdat de ministers heel goed weten wat er eerder mis ging en zij daarop hebben ingegrepen…

Deze column is in november 2019 geschreven door Jolanda Dam – eigenaresse van Dam Inkoopadvies, Training en coaching en tevens terug te vinden via onderstaande link: https://www.inkoperscafe.nl/wat-ging-er-mis-jeugdzorg-door-een-nlp-bril/

NLP voor inkopers – welke indruk laat dit achter?

Hoe vaak heb je het niet dat een marktpartij zich fantastisch weet te presenteren, terwijl je er na verloop van tijd eigenlijk zo snel mogelijk weer vanaf wilt? Soms voel je bij een nog onbekende gesprekspartner direct dat het geen leuk gesprek wordt, terwijl het bij anderen lijkt alsof je elkaar al jaren kent. Wat is dat toch? 

Roos Vonk, hoogleraar sociale psychologie, behandelt het proces van indrukvorming in haar boek ‘De eerste indruk’. Zij schrijft: “Wij plakken zelf etiketten op alles wat we waarnemen. Onze eigen interpretaties dringen zich aan ons op als iets wat ‘daarbuiten’ zichtbaar is. Daardoor hebben we nauwelijks in de gaten dat we zelf iets hebben toegevoegd.”. Binnen de NLP noem je dit jouw wereldmodel. “Aan uiterlijke kenmerken kun je zelf weinig doen, maar zaken die je wel kunt beïnvloeden zijn bijvoorbeeld kleding en accessoires. Hier hebben we bepaalde associaties bij, die ons gedrag beïnvloeden. Naast deze zaken spelen verbaal en non-verbaal gedrag ook een rol in de indruk de je van iemand hebt.”. “Het is wetenschappelijk bewezen dat wij, wanneer we iemand voor het eerst zien, ons een oordeel vormen over die ander. Dat gaat geheel onbewust, is pure intuïtie en daar zijn niet meer dan 2 seconden voor nodig. Ook op grond van informatie die we krijgen over bijvoorbeeld een studie, het werk of gedrag van de persoon vormen we ons een beeld. En dat beeld of die eerste indruk is in veel gevallen bepalend voor de indrukken die daarop volgen.”. Je kijkt vanaf dat moment namelijk op een bepaalde manier, door een bepaald filter (NLP), of door een gekleurde bril (Roos Vonk) en precies dat gegeven is interessant. 

Neuro Linguïstisch Programmeren, afgekort NLP, spreekt over jouw wereldmodel en jouw filters. NLP is een methode die je bewust maakt van jouw onbewuste processen. Het NLP-communicatiemodel laat zien hoe informatie, die via onze zintuigen binnenkomt, door ons brein wordt gefilterd en geïnterpreteerd. Eenzelfde persoon, een bepaald onderwerp of een bepaalde situatie kan om die reden door verschillende personen compleet anders bekeken en beschreven worden. In een inkoopfunctie bevind je je nogal eens in verschillende situaties. Je hebt met een veelheid van personen en onderwerpen te maken. Zelfs bij het onderwerp “inkopen” ga je er al snel vanuit dat jij en je gesprekspartners het over hetzelfde onderwerp hebben. Voor de één is inkopen echter aanbesteden, terwijl het voor de ander misschien bestellen is. Niet zo gek dat er dan ruis op de lijn ontstaat! Vraag dus altijd door en stem af of je over hetzelfde spreekt. Alleen om deze reden is NLP-kennis al een waardevolle aanvulling op ons vakgebied. 

Waarnemen en handelen zijn veelal aan elkaar gekoppeld. Wanneer jij je bewust wordt dat je NLP wellicht zweverig of manipulatief vindt, ligt er een eerste uitdaging. Zodra je je ergens bewust van bent, creëer je namelijk een keuzemogelijkheid. Kies jij ervoor om af te haken op een mogelijk ietwat bijzondere naam, een etiket dat erop geplakt is? Of kies je voor nieuwe inzichten en kun je met een open en nieuwsgierige blik kijken naar wat NLP jou als inkoper zou kunnen bieden? Het is aan jou om te beslissen in hoeverre je mogelijke vooroordelen kunt laten varen, mochten die er zijn. Voor zover het je geruststelt: Roos Vonk biedt soortgelijke inzichten èn je komt (onderdelen van) deze methode ‘gewoon’ in allerhande managementboeken tegen. Alleen is het dan onder een andere naam….

Deze column is in september 2019 geschreven door Jolanda Dam – eigenaresse van Dam Inkoopadvies, Training en coaching en tevens terug te vinden via onderstaande link: https://www.inkoperscafe.nl/nlp-voor-inkopers-welke-indruk-laat-dit-achter/

Overige columns:

https://www.inkoperscafe.nl/oorzaak-en-gevolg/

https://www.inkoperscafe.nl/onderliggende-dynamieken-bij-aanbesteden/

https://www.inkoperscafe.nl/de-cirkel-van-inkoopinvloed/

https://www.inkoperscafe.nl/risicomanagement-doe-mij-maar-kansmanagement/

https://www.inkoperscafe.nl/column-coronacrisis-biedt-kansen/

https://www.inkoperscafe.nl/de-kracht-van-communicatie/

https://www.inkoperscafe.nl/rechtmatigheid-door-een-nlp-bril/