Auteur: InkopersOnline

Wil jij dit nieuwe jaar goed beginnen? Benieuwd op welke manier jij kunt werken aan jouw soft skills toegespitst op inkoop? Altijd al eens kennis willen maken met NLP? Meld je dan nu aan via deze website en volg binnenkort een gratis online kennismaking! Nadere informatie volgt…

Op dinsdagmiddag rond 16 uur komt er een mail binnen. Het is er één van het soort zoals je ze vaker ziet binnenkomen op de afdeling inkoop. Een collega uit de business, in dit geval een beleidsmedewerker, heeft overmorgen een deadline en een korte vraag aan inkoop. In de bijlage stuurt hij een twintig pagina’s tellend document mee met daarin een halve pagina over inkoop. Ik zal verder niet in detail treden over het onderwerp, maar het is een nieuw onderwerp voor inkoop. Het staat niet in de planning en er is niet eerder over gesproken. De vraag in de mail luidt: ‘Wil jij nog even meelezen en nagaan of er nog dingen zijn vanuit inkoop? Ik ben wat laat, maar dit moet a.s. donderdag naar het college.’. Uit de tekst in de mail lijkt het een belangrijk document. De inkoopadviseur is zelf op woensdag vrij. Kort voor ze naar huis gaat, legt ze daarom haar overige werkzaamheden aan de kant. Ze helpt de collega dezelfde dag nog op weg.

Wat zou jij in dit geval doen? Ik zou vroeger, als startend inkoopadviseur, precies hetzelfde reageren. Mijn eigen werk met bijbehorende deadlines aan de kant leggen, en de ander op weg helpen zodat hij zijn deadline zou halen. Mijn werk was leuk en hoewel dit vrij kortdag was, zag ik het probleem niet. Ik kon mijn andere werk altijd op mijn vrije dag afmaken. Dit gedrag veranderde bij mij nadat een wijs man(ager) mij het volgende leerde: ‘Soms is niets doen juist iets doen.’. Door op bewust gekozen momenten die stress geven juist niet in de actiemodus te schieten, ontrafel je het probleem. Misschien heeft jouw collega het (te) druk, of is hij zelf (te) laat begonnen waardoor de druk nu bij jou wordt gelegd? Wat er ook op de achtergrond speelt; juist door niets te doen, maak je iets duidelijk. Je draagt namelijk niet meer bij aan het in stand houden van het probleem. Je doorbreekt er zelfs een patroon of psychologisch spel mee.

Toen ik dit voor het eerst hoorde, begreep ik het rationeel gezien wel, maar voelde het absoluut niet goed om niets te doen. Ik was de adviseur en ze hadden mij nodig. Ik wilde het niet op mijn geweten hebben dat de boel zou vertragen. Vanuit mijn verantwoordelijkheidsgevoel was er geen twijfel over mogelijk: ik moest aan de slag en ik loste het op. Dat sierde me en tegelijkertijd bekroop me, terwijl ik in de actie schoot, toch een onrustig gevoel. Pas veel later werd ik me bewust van de steeds kritischer wordende stem van mijn interne dialoog: ‘Waarom hoor ik dit nu pas? Zo kort voor het eind van de dag! En mijn andere werkzaamheden dan? Hij is te laat!’. Deze gedachten veroorzaakten de onrust in mijn lijf en veranderden mijn interne dialoog steeds meer in klaagzang. ‘Waarom moet hier altijd alles op het laatste moment? Dit wisten ze al lang. Het is altijd diezelfde afdeling! Wat een gedoe. Ja hoor, inkoop lost het wel weer op.’. En terwijl ik in de actie schoot, vergat ik door te vragen… Wat was nu eigenlijk de concrete vraag aan mij? Hoezo ‘even meelezen’?

Het toeval wil dat ik de coach ben van de inkoopadviseur in het geschetste voorbeeld. Ik merkte op dat ze onrustig werd en ken de omvang van haar verantwoordelijkheidsgevoel. Ik heb haar gevraagd ‘uit de situatie te stappen’, zodat ze er van een afstand naar kon kijken en stelde daarbij een aantal vragen. Wat gebeurt hier eigenlijk? Wil jij zijn probleem oplossen? Wat is zijn motivatie om dit volledig onaangekondigd en zo kort voor zijn deadline te versturen? En welke urgentie speelt er eigenlijk rondom dit dossier? Wat had hij gedaan wanneer jij ‘out of office’ was geweest? Het zijn vragen die ingaan op de situatie. Tegelijkertijd wijs ik haar op de manier van communiceren. Welke vraag stelt de collega eigenlijk? Is hij op zoek naar suggesties ter verbetering van de inhoud? Wil hij laten toetsen of dit conform het inkoopbeleid is? Wat bedoelt de collega met ‘wil je even meelezen’? Oftewel: wat is de vraag achter de vraag?

Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Je kunt, zelfs vanuit een helpende rol, een patroon in stand houden of doorbreken. NLP maakt je bewust van onbewuste processen; dat betekent dat je patronen in gedrag gaat opmerken en herkennen. Na ons gesprek stuurde mijn coachee een mail terug: ‘Het is nu dinsdagmiddag en morgen ben ik vrij. Zou je voor mij om te beginnen jouw vraag willen concretiseren? Dan weet ik waarbij ik je kan helpen. Donderdagochtend zal ik tijd voor je vrijmaken en bespreek ik dit graag met je.’.

Zij heeft de verantwoordelijkheid teruggelegd bij de collega die de vraag stelde en gaf een opening voor een gesprek waarin ze door kon vragen. Het bood direct een mogelijkheid feedback te geven over de gang van zaken. Dat zal deze collega in eerste instantie niet leuk vinden, maar eerlijk duurt het langst en duidelijkheid gaat het snelst. De kans is groot dat deze collega de afdeling inkoop voortaan vroegtijdig betrekt en concreet aangeeft waar hij advies over wenst of wat zijn vraag is. Op deze manier kon mijn coachee haar werk weer uitvoeren zonder zich in bochten te wringen. En… als het nodig is, doet ze een volgende keer makkelijker eens bewust ‘niets’!

Het jaareinde is in zicht. Dat betekent dat er naast de beste wensen vaak ook kerstpakketten onze organisatie binnenkomen en daarover heb ik een anekdote. 

In een ver verleden kwam ik de inkoper, die mijn functie in het nieuwe jaar over zou gaan nemen, tegen. Ik liep hem in de fietsenkelder van ons pand tegen het lijf met twee flessen wijn in zijn handen. Vanaf het moment dat hij mij opmerkte, zag ik het ongemak bij hem ontstaan. Hij was namelijk niet op zoek naar zijn fiets. Zijn ongemak werd alleen maar groter toen ik hem vroeg of hij ook zojuist het kerstgeschenk van die ene leverancier gekregen had. Hij moest wel met ‘Ja’ antwoorden. Hij had de flessen op dat moment vast en voelde zich overduidelijk betrapt. Hij had de pech dat ik de flessen herkende. Ik had er zojuist ook twee ontvangen van dezelfde leverancier. Die van mij waren echter niet in mijn auto, maar onder onze gezamenlijke kerstboom beland… wachtend op de verloting.  

Zomaar een verhaal wat zich ook binnen jouw organisatie kan voordoen. Een anekdote over een (voor inkopers) belangrijk onderwerp. Dit gaat namelijk over integriteit. Over een inkoper die zich niet om laat omkopen, die geen verborgen agenda heeft en zich vanuit de kerstgedachte niet belangrijker voelt dan zijn of haar collega’s. Uiteindelijk doe je het met elkaar en voor elkaar. Dat betekent dat de collega’s die niet zichtbaar zijn voor een leverancier ook recht hebben op een kerstpakket; misschien nog wel meer dan dat de inkoper dat heeft. Het kerstpakket is tenslotte een blijk van waardering.

Eén van onze andere leveranciers deed het toen al heel slim. Die bracht niemand in de verleiding en bezorgde een slagroomtaart met daarop de kerst- en nieuwjaarswens. Het is me altijd bijgebleven. Ik herinner me hierdoor niet alleen de blijk van waardering, maar ook het moment waarop ik daar met collega’s van genoot...

Tot slot voor degenen die nieuwsgierig zijn of ik hier ooit iets over tegen de persoon in kwestie heb gezegd: ja dat heb ik. Op een nette en rustige manier. Ik heb gezegd wat ik met mijn kerstgeschenken deed en heb het verder bij hem gelaten. Integriteit hoort van binnenuit te komen. Zodra een ander dat van je moet gaan eisen, zit je wat mij betreft niet op de juiste plek.

Denk terug aan de mooie herinneringen uit 2021 en blijf in 2022 in mogelijkheden en kansen denken. Ik wens jullie fijne feestdagen en een gelukkig en gezond nieuwjaar!