Inspiratie

Contractbeheer

Contractbeheer vormt een onderdeel van een professionele inkoop. Het is het fundament waarop je de inkoop (verder) kunt (uit)bouwen. 

Contractbeheer is meer dan alleen contractdata en updates invoeren. Het is ook afstemmen met betrokkenen, toegevoegde waarde tonen en samen het verschil maken. Dat vergt iets van communicatieve vaardigheden van de contractbeheerder en wat te denken van vaardigheden als samenwerken, resultaatgerichtheid en empathisch vermogen? Als schakel in het geheel is het waardevol dat een contractbeheerder anderen kan motiveren in actie te komen en meeneemt in de dingen die hij of zij signaleert.

Extra service

Stel jezelf eens voor. Je gaat op vakantie en alles gaat naar wens, of je komt in een winkel en wordt daar keurig geadviseerd, geholpen en loopt tevreden de winkel uit. Zijn dit bijzondere ervaringen die je bij blijven, of waar je anderen over vertelt? Vaak niet. Zodra een ervaring voldoet aan jouw verwachtingen is het ‘gewoon oké’.

Dat verandert wanneer je teleurgesteld wordt, of (laten we het positief houden) wanneer je een extra service geleverd krijgt die je niet direct verwachtte. Je wordt verrast en dat maakt indruk! Dat maakt het verschil. Ditzelfde geldt voor jouw rol ten opzichte van jouw gesprekspartner.

Durf jij als adviseur het verschil te maken? Denk altijd vanuit de interne klant of leverancier, verplaats je in die persoon en ga dan net een stap verder… Vraag de interne klant na verloop van tijd bijvoorbeeld eens of alles duidelijk is en nog steeds naar wens verloopt. Een leverancier zou je kunnen vragen of jij vanuit jouw organisatie nog iets kan doen of verbeteren. Denk er eens over na, probeer het gewoon uit en merk het verschil dan op. Je hebt niets te verliezen. Wij horen graag of en zo ja wat er voor jou veranderde…


Coachend inkopen

Als inkoper of inkoopadviseur kun je veel leren van de relatie die een coach met zijn coachee heeft. Die relatie is namelijk gezond wanneer hij gelijkwaardig is. Gelijkwaardigheid brengt je als inkoper of inkoopadviseur ook verder! Wees jezelf ervan bewust dat je het inkopen samen met stakeholders en materiedeskundigen, jouw interne klant(en) doet. Als contractmanager werk je samen met de contracteigenaar en inkoper aan de relatie met de leverancier. Zodra je daarbij vanuit gelijkwaardigheid kunt acteren, werk je aan partnership en laat daar veelal nu net de focus op liggen… Ieder zijn expertise en samen sta je sterk.

Communicatie


Communiceren doen we veelal op de automatische piloot. Wil je professioneel communiceren en beter kunnen beïnvloeden, dan zul je om te beginnen oprechte verbinding moeten maken met jouw gesprekspartner. Denk dan eens aan twee gemakkelijk te onthouden tips: gebruik LSD (Luisteren – Samenvatten – Doorvragen) en wees een OEN (Open – Eerlijk –Nieuwsgierig).

Luister actief door vanuit een open en nieuwsgierige houding oprechte interesse in de ander te tonen. Wanneer je samen vat wat de ander zegt, nieuwsgierig blijft naar wat nog komt en door vraagt waar het onduidelijk is of blijft, geef je de ander de aandacht die hij/zij verdient. Het laatste kost wat lef, maar als je moeite hebt met de manier waarop de communicatie verloopt en hier iets van durft te zeggen, creëer je openheid en daarmee ruimte om hier samen iets aan te veranderen. Probeer het gewoon en merk maar op hoe anders jouw (inkoop)gesprekken worden door het toepassen van deze twee simpele tips!